Was kostet ein Kindergartenfotograf? Kosten, Kaufzwang & Abrechnung einfach erklärt
Ein Fototag im Kindergarten soll schöne Erinnerungen schaffen – aber weder für die Kita noch für die Eltern kompliziert werden. Trotzdem tauchen vor einem Fototag immer wieder dieselben Fragen auf: Was kostet ein Kindergartenfotograf eigentlich? Muss die Kita den Fotografen bezahlen? Gibt es eine Abnahmepflicht für die Eltern? Und wer kümmert sich anschließend um Bestellungen und Bezahlung?
Bei Kontrastliebe haben wir unseren Ablauf genau deshalb so aufgebaut, dass der Fototag für die Einrichtung möglichst unkompliziert bleibt.
Was kostet ein Kindergartenfotograf für die Kita?
Die wichtigste Antwort zuerst:
Für die Kita entstehen bei unserem Fototag keine Kosten.
Wir kommen zum vereinbarten Termin in die Einrichtung und kümmern uns um die fotografische Umsetzung. Die Kita erhält anschließend keine Rechnung für den Fototag.
Finanziert wird unsere Arbeit über die späteren Bestellungen der Eltern. Dabei entscheiden die Eltern selbst, ob sie überhaupt Fotos kaufen möchten und welche Bilder ihnen gefallen.
Damit trägt die Kita kein finanzielles Risiko.
Müssen Eltern die Kindergartenfotos kaufen?
Nein. Bei unseren Kita-Fototagen gibt es keinen Kaufzwang und keine Abnahmepflicht.
Nach dem Fototag erhalten die Eltern einen persönlichen Zugang zu einer geschützten Online-Galerie. Dort können sie sich die entstandenen Bilder ihres Kindes zunächst in Ruhe ansehen.
Erst danach entscheiden sie:
Gefällt ihnen ein Bild, können sie dieses bestellen. Möchten sie mehrere Bilder, können sie ein entsprechendes Paket auswählen. Und wenn ihnen kein Foto gefällt, müssen sie auch nichts kaufen.
Für uns ist das eigentlich selbstverständlich:
Nicht eine Abnahmepflicht sollte Eltern zum Kauf bewegen – sondern die Bilder selbst.
Wer kümmert sich um Bestellungen und Bezahlung?
Früher gehörten Fotomappen, Bestellzettel und eingesammeltes Bargeld bei vielen Fototagen ganz selbstverständlich dazu.
Das bedeutet allerdings zusätzliche Arbeit für Erzieherinnen, Erzieher und Kita-Leitungen.
Wir möchten genau das vermeiden.
Deshalb läuft die Bestellung bei unseren Fototagen direkt über die Online-Galerie. Die Eltern wählen dort ihre Bilder aus und bezahlen ihre Bestellung direkt.
Die Kita muss weder Geld einsammeln noch Bestellungen verwalten oder Fotomappen abrechnen.
Gerade bei größeren Einrichtungen ist das aus unserer Sicht ein wichtiger Bestandteil eines gut organisierten Fototages.
Wie funktioniert die Online-Galerie für Kindergartenfotos?
Nach dem Fototag werden die entstandenen Bilder von uns ausgewählt und bearbeitet.
Anschließend erhalten die Eltern ihre persönlichen Zugangsdaten. Damit können sie die für sie vorgesehenen Bilder online ansehen und ihre Bestellung selbst zusammenstellen.
Die Einrichtung muss dafür keine Bestelllisten führen und keine Zahlungen kontrollieren.
So sind zwei Dinge voneinander getrennt:
Die Kita organisiert gemeinsam mit uns den Fototag – die Bestellung der Fotos bleibt eine Angelegenheit zwischen den Eltern und uns.
Was kosten Kindergartenfotos für die Eltern?
Die Kosten für die Einrichtung und die späteren Preise für die Eltern sollte man voneinander unterscheiden.
Während der Fototag für die Kita kostenlos ist, bezahlen Eltern nur die Fotos oder Fotoprodukte, die sie tatsächlich bestellen möchten.
Je nach Fototag stehen unterschiedliche Bilder, Downloads und Pakete zur Auswahl. Die jeweiligen Preise können die Eltern transparent in ihrer persönlichen Online-Galerie sehen, bevor sie eine Bestellung abschließen.
So weiß jeder vorher, was eine Bestellung kostet.
Warum funktioniert ein kostenloser Kita-Fototag?
Natürlich bedeutet „kostenlos für die Kita“ nicht, dass hinter einem Fototag keine Arbeit steckt.
Zum Fototag gehören neben der eigentlichen Fotografie unter anderem die Vorbereitung, Organisation, professionelle Fotoausrüstung, Auswahl und Bearbeitung der Bilder sowie die Bereitstellung der Online-Galerien.
Unser Konzept funktioniert trotzdem ohne Rechnung an die Einrichtung, weil anschließend die Eltern selbst entscheiden können, welche Bilder ihnen gefallen und welche sie kaufen möchten.
Das bedeutet für uns natürlich auch:
Wir müssen mit unseren Bildern überzeugen.
Und genau so sollte es unserer Meinung nach sein.
Wie viel Arbeit hat die Kita mit dem Fototag?
Ganz ohne Organisation funktioniert natürlich auch ein moderner Fototag nicht. Ein Termin muss abgestimmt werden, Eltern müssen informiert werden und am Fototag selbst muss der Ablauf in den normalen Kita-Alltag integriert werden.
Unser Anspruch ist allerdings, diesen Aufwand für die Einrichtung so gering wie möglich zu halten.
Wir fotografieren bei unseren Kita-Fototagen in der Regel zu zweit. Dadurch können wir die fotografische Arbeit und die Organisation vor Ort besser voneinander trennen und einen ruhigen Ablauf schaffen.
Bestellung und Abrechnung finden anschließend ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand für die Kita statt.
Kindergartenfotografie ohne Kaufzwang und ohne Abrechnung durch die Kita
Ein moderner Kita-Fototag sollte aus unserer Sicht drei Dinge miteinander verbinden:
Schöne und natürliche Kinderfotos, möglichst wenig organisatorischen Aufwand für die Einrichtung und eine freie Kaufentscheidung für die Eltern.
Deshalb entstehen der Kita bei unserem Fototag keine Kosten. Eltern können sich ihre Bilder zunächst ansehen und anschließend selbst entscheiden, ob und was sie bestellen möchten.
Und die Kita?
Die muss weder Fotomappen verkaufen noch Geld einsammeln oder Bestellungen abrechnen.
Häufige Fragen zu Kosten und Bestellung beim Kita-Fototag
Was kostet ein Kindergartenfotograf für die Kita?
Bei unserem Konzept entstehen der Kita für den Fototag keine Kosten. Die Finanzierung erfolgt über die freiwilligen Bestellungen der Eltern.
Müssen Eltern Kindergartenfotos kaufen?
Nein. Es gibt keine Abnahmepflicht. Eltern sehen ihre Bilder zunächst in einer persönlichen Online-Galerie und entscheiden anschließend selbst.
Muss die Kita Geld für die Fotos einsammeln?
Nein. Bestellung und Bezahlung erfolgen direkt über die Online-Galerie. Die Kita muss keine Zahlungen verwalten.
Was passiert, wenn Eltern keine Fotos bestellen?
Dann entstehen den Eltern keine Kosten. Es besteht kein Kaufzwang.
Wo sehen Eltern die Preise für Kindergartenfotos?
Die verfügbaren Bilder, Pakete und Preise werden transparent in der jeweiligen Online-Galerie angezeigt.
Aus unserer Erfahrung mit zahlreichen Fototagen in Kitas und Schulen wissen wir: Je besser die Abläufe vorbereitet sind, desto entspannter wird der Fototag – für die Kinder genauso wie für die Einrichtung.